PEMROSESAN DATA TRANSAKSI

  1. A   Tujuan Umum Pemrosesan Transaksi

Yaitu : pertukaran ekonomi dengan pihak – pihak eksternal  (berupa : pembelian persediaan dan penjualan barang dan jasa)  dan internal ( berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi tenaga kerja).

Siklus Transaksi :

  • Sikluspengeluaran : pengeluaran untuk sumber daya.

Siklus pengeluaran memiliki 2 bagian yaitu :

        Komponen fisik

        Komponen keuangan

Terdapat  subsistem utama  dari siklus pengeluaran

  1. Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima akan mempengaruhi  persediaan dan utang dagang).
  2. Sistem pengeluaran kas ( apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah ditiba  maka akan dilakuakan pengeluaran kas untuk memenuhi kewajiban).
  3. Sistem gaji (pengngumpulan data pemakaian  tenaga kerja dari setiap pegawai – menghitung gaji-mengeluarkan cek pembayaran).
  4. Sistem aktiva tetap  (system yang berkaitan dengan transaksi- transaksi akuisasi, pemeliharaan dan penghentian aktiva tetap/ tanah , gedung dan perabotan).
  • Siklus konversi  ; menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa.

Dibentuk oleh 2 subsistem utama :

        Sistem produksi,melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control atas produk fisik (penetapan kebutuhan bahan mentah, otoritasi kerja yang harus dilakukan).

        Sistem Akutansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi (anggaran, control biaya, pelaporan kinerja.

  • Siklus Pendapatan  ; menerima   pendapatan dari sumber luar.

Memiliki 2 subsistem utama, yaitu  :  pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas. Siklus pendapatan melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik kas dan keuangan, yang diproses secara terpisah.

  1. A.      Record Akuntansi (Pencatatan Akuntansi)

Record akuntansi yang digunakan yaitu sistem pencatatan secara manual dan sistem pencatatan berbasis komputer.

Sistem Pencatatan Secara Manual

  • Dokumen, sebagai  bukti  transaksi memiliki 3 jenis yaitu : dokumen sumber, dokumen produk  dan dokumen  turnaround ( menjadi sumber bagi system lainnya, Misalnya : dokumen pembayaran barang / jasa  yang diterima kas, menjadi sumber penerimaan kas beserta cek).

    Pesanan Pelanggan — Pengumpulan Data — Dokumen  Sumber (pesanan penjualan) —      Sistem Penjualan — Tagihan (Dokumen Produk) Pelanggan — Cek (Dokumen Turnaround) — Surat Penerimaan Uang.

    • Jurnal, Menyimpan catatan  transaksi yang diproses oleh organisasi secara lengkap  (menunjukkan  efek  kronologis dari  transaksi  ), terdapat 2 jenis jurnal yaitu : jurnal khusus   ( untuk  mencatat  kelas  transaksi spesifik  yang muncul dalam  volume tinggi, misalnya untuk pembayaran gaji atau ( registrasi gaji) , catatan harian penerimaan bahan baku atau barang  ( Registrasi penerimaan) dan lain-lain.
    • Buku Besar (Ledger), adalah sebuah buku akun-akun keuangan yang mencerminkan efek-efek keuangan yang menunjukkan kenaikan,  penurunan, dan saldo  lancar dari setiap akun setelah di poskan ke berbagai jurnal.

    Terdapat 2 jenis buku besar :

    1. Buku besar umum (General Ledger), rangkuman dari akun- akun control yang menunjukkan saldo awal , perubahan  dan saldo akhir dari tanggal tertentu untuk setiap akun control seperti utang dagang, piutang dagang dan persediaan.
    2. Buku Besar Pembantu ( Subsidiary Ledger ), rangkuman rincian akun individual yang membentuk akun control particular (tidak semua akun control seperti penjualan kas ), rinciannya seperti nnama pelanggan yang berutang, berapa utang setiap pelanggan dan kapan akan jatuh tempo. Perincian yang di sajikan oleh buku besar pembantu juga memberikan verifikasi keakuratan semua data akuntansi yang telah diproses oleh sumber – sumber  yang terpisah, jadi dengan adanya buku besar pembantu maka kelengkapan dan keakuratan pemrosesan transaksi dapat di nilai secara formal.

    Untuk mengevaluasi laporan keuangan secara periodic , maka diperlukan  adanya auditor untuk melakukan verifikasi  keakuratan setiap akun – akun transaksi yang telah dicatat dalam buku besar. Cara pengauditan biasanya dengan melibatkan kontak dengan pelanggan tertentu  (sampling data yang diambil dalam buku besar pembantu) untuk menetukanapakah transaksi yang di catat dalam akun benar – benar terjadi apakah saldo yang dicatat adalah benar. Hasil dari akun  control dan konfirmasi, membantu auditor membentukmopini tentang akurasi akun transaksi tersebut yang dilaporkan dalam neraca.

    Sistem Pencatatan Berdasarkan Komputer

    Untuk  merecord  akuntansi dalam system dapat disajikan 4 jenis file magnetis :

    1. File Induk, nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya Buku besar umum  dan buku besar pembantu.
    2. File Transaksi, file  sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk merubah atau memperbaharui data dalam file induk.
    3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standard untuk penghitungan berdasarkan pajak.
    4. File Arsip, berisi record record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang.

      Jejak Audit Magnetis

      Dokumen Sumber > Input Data > Pengeditan > Updating > File  Kesalahan (apabila ditemukan error file, berupa kesalahan nomor pelanggan dll) File Arsip.

      Normal
      0

      false
      false
      false

      IN
      X-NONE
      X-NONE

      /* Style Definitions */
      table.MsoNormalTable
      {mso-style-name:”Table Normal”;
      mso-tstyle-rowband-size:0;
      mso-tstyle-colband-size:0;
      mso-style-noshow:yes;
      mso-style-priority:99;
      mso-style-parent:””;
      mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
      mso-para-margin-top:0cm;
      mso-para-margin-right:0cm;
      mso-para-margin-bottom:10.0pt;
      mso-para-margin-left:0cm;
      line-height:115%;
      mso-pagination:widow-orphan;
      font-size:11.0pt;
      font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
      mso-ascii-font-family:Calibri;
      mso-ascii-theme-font:minor-latin;
      mso-hansi-font-family:Calibri;
      mso-hansi-theme-font:minor-latin;
      mso-bidi-font-family:”Times New Roman”;
      mso-bidi-theme-font:minor-bidi;
      mso-fareast-language:EN-US;}

      Langkah-langkah lain yang dapat dilakukan adalah :

      Normal
      0

      false
      false
      false

      IN
      X-NONE
      X-NONE

      /* Style Definitions */
      table.MsoNormalTable
      {mso-style-name:”Table Normal”;
      mso-tstyle-rowband-size:0;
      mso-tstyle-colband-size:0;
      mso-style-noshow:yes;
      mso-style-priority:99;
      mso-style-parent:””;
      mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
      mso-para-margin-top:0cm;
      mso-para-margin-right:0cm;
      mso-para-margin-bottom:10.0pt;
      mso-para-margin-left:0cm;
      line-height:115%;
      mso-pagination:widow-orphan;
      font-size:11.0pt;
      font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
      mso-ascii-font-family:Calibri;
      mso-ascii-theme-font:minor-latin;
      mso-hansi-font-family:Calibri;
      mso-hansi-theme-font:minor-latin;
      mso-bidi-font-family:”Times New Roman”;
      mso-bidi-theme-font:minor-bidi;
      mso-fareast-language:EN-US;}

       

      1.    Membandingkan saldo akun transaksi pada neraca dengan saldo akun control di file induk.

      2.    Rekonsiliasikan angka kontrol dengan total akun pembantu.

      3.  Pilih sample dari jurnal-jurnal yang diperbaharui dengan akun-akun di buku besar pembantu dan telesuri transaksi dalam file arsip.

      4.    Verifikasi dan konfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen.

       

      C.  Teknik Dokumentasi

      Terdapat 6 teknik dokumentasi dasar, yaitu :

      1.         Diagram Relasi Entitas

      Diagram ini menyediakan relasi antara entitas berupasumber daya (mobil, persediaan), peristiwa (memilih mobil, pemesanan barang) dan agen (pelanggan, pemasok).

      Relasi entitas dapat di istilahkan dengan cardinality, dimana dengan cardinality dapat menentukan kebijakan organisasi dengan pemetaan numeric di antara instansi entitas (1:1, 1:M, M:M).

      2.         Diagram Arus Data

      Diagram ini menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber data, arus data, dan entitas dalam menyajikan elemen-elemen logis dari sebuah sistem.

      3.         Flowchart

      Flowchart adalah grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara entitas-entitas yang dapat digunakan dengan sistem manual dan sistem computer.

      A.  Flowchart Dokumen, tujuannya memberikan penjelasan terhadap sistem yang di gunakan.  Aturan-aturan dan konvensi dari Flowchart dokumen adalah : Flowchart harus dilabelkan secara jelas untuk mengidentifikasi sistem yang di sajikan, simbol-simbol yang benar harus dilabelkan, garis harus memiliki kepala panah yang menunjukkan arus proses dan kelanjutan peristiwa serta jika memerlukan penjelasan tambahan harus dimasukkan dalam flowchart.

      Langkah-langkah dalam menyiapkan flowchart dokumen :

      ·      Menata letak wilayah fisik kegiatan dan memberi label setiap wilayah, misalnya suatu organisasi menerima pesanan, maka wilayah dibagi menjadi 4 yaitu : departemen penjualan, departemen kredit, gudang dan departemen pengiriman.

      ·      Menterjemahkan fakta tertulis ke dalam format visual.

      Normal
      0

      false
      false
      false

      IN
      X-NONE
      X-NONE

      /* Style Definitions */
      table.MsoNormalTable
      {mso-style-name:”Table Normal”;
      mso-tstyle-rowband-size:0;
      mso-tstyle-colband-size:0;
      mso-style-noshow:yes;
      mso-style-priority:99;
      mso-style-parent:””;
      mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
      mso-para-margin-top:0cm;
      mso-para-margin-right:0cm;
      mso-para-margin-bottom:10.0pt;
      mso-para-margin-left:0cm;
      line-height:115%;
      mso-pagination:widow-orphan;
      font-size:11.0pt;
      font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
      mso-ascii-font-family:Calibri;
      mso-ascii-theme-font:minor-latin;
      mso-hansi-font-family:Calibri;
      mso-hansi-theme-font:minor-latin;
      mso-bidi-font-family:”Times New Roman”;
      mso-bidi-theme-font:minor-bidi;
      mso-fareast-language:EN-US;}

      Keterangan :

      A.       Terminal menunjukkan sumber / tujuan dari laporan

      B.       Dokumen sumber / tujuan dari laporan

      C.       Operasi manual merupakan penghubung antar halaman

      D.       File untuk dokumen sumber penyimpanan dan laporan berupa filling dapat berdasarkan nomor faktur “N”, kronologis / tanggal “C”, tatanan alfabetis / nama pelanggan “A”.

      E.        Catatan akuntansi (jurnal, buku besar dll)

      F.        Total perhitungan Batch

      G.       Konektor off-page

      H.       Deskripsi proses atau komentar

      Dari prosedur manual menuju prosedur teknik (sistem) perlu dilakukan PemrosesanBatch.

      Keunggulan dari pemrosesan batch, yaitu :

      ·           Meningkatkan efisiensi dan ekonomis (mengumpulkan sejumlah besar transaksi ke dalam kelompok yang sama.

      ·           Dapat merekonsiliasi kelompok transaksi dengan angka control (dapat melihat kesalahan dari nomor urutan pencatatan kelompok transaksi).

      A.       Flowchart Sistem, langkah-langkah dalam penyiapan flowchart sistem :

      ·      Tata letak wilayah fisik kegiatan, dengan membuat pola (rangkaian simbol, misalnya : program yang dijalankan, disket) yang menggambarkan wilayah kegiatan.

      ·      Menterjemahkan fakta tertulis ke format visual, disinilah dilakukan pengotomatisan dan simbol proses manual ke simbol terminal komputer.

      B.       Flowchart Program, dalam sebuah flowchart sistem harus memiliki sebuah flowchart program pendukung yang menjelaskan logikanya karena dengan flowchart program dapat memverifikasi kebenaran dan memberikan rincian yang esensial untuk melakukan audit TI, langkah-langkahnya :

      ·      Mengambil satu catatan dari file transaksi yang tidak di edit dan menyimpannya dalam memory.

      ·      Memastikan program telah EOF untuk file transaksi, jika tidak maka akan lanjut ke program edit.

      ·      Melibatkan sejumlah tes (diwakilkan oleh sebuah simbol keputusan) untuk mengidentifikasi kesalahan klerikal dan logical tertentu.

      ·      Menandai kesalahan dan dikirimkan ke file transaksi untuk di edit.

      ·      Catatan-catatan yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan.

      ·      Putaran program kembali ke langkah 1 dan proses di ulangi lagi sampai kondisi EOF dicapai.

      Selain itu, diperlukan diagram tata letak dalam flowchart guna untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk sebuah file atau table database. Misalnya, untuk analisis laporan kesalahan, identifikasi kegagalan sistem atau untuk mendesain tes logika computer dengan tujuan auditing.

       

      C.      Sistem Akuntansi Berdasarkan Komputer

      Sistem akuntansi berdasarkan computer dibagi menjadi dua kelompok besar, dimana terdapat perbedaan karakterristik antara pemerosesan DataBatch dan Real Time.

       

    Terdapat 8 struktur data alternative yang digunakan oleh sistim pemerosesan transaksi :

    1. Struktur data, memiliki dua komponen fundamental :
    • Organisasi, merujuk kecara fisik diatur pada pralatan penyimpanan sekunder misalnya Disket.
    • Metode Akses, merupakan teknik yang digunakan untuk mengalokasikan record dan menjelajahnya didata dase atau file.
    1. Struktur skuensial, biasanya disebut metode akses skuensial yaitu aplikasi dimulai pada awal file dan proses setiap record secara beruntun.
    2. Struktur akses langsung, menyimpan data pada lokasi (disebut dengan anddres) pada sebuah hark dish/fllopy disk. Addres merupakan nilai numberik yang mewakili sllinder, ruang, dan blok lokasididalam disket dima sistim informasinya disimpan dan mengambil record data.
    3. Struktur indeks, berisi nilai numberic dari lokasi penyimpanan disket dima record dalam sebuah file randem indeks terbesar dalam sebuah disket dan apabila melakukan pencarian indeks yang diinginkan mak akan membaca lokasi penyimpanan korespondensi, serta menambah record baru maka secara otomatis akan memiliki sebuah lokasi disket kosong.
    4. Struktur VSAM, digunakan untuk file-file yang berukuran sangat besar yang memerlukan pemerosesan basth dan pemerosesan record individual pada tingkat moderat. Dikarenakan struktur VSAM tidak dapat melakukan penyisipan data baru maka data yang baru harus disimpan dalam wilayah yang penuh yang secara fisik terpisah dengan record dat lain, Terdapat 3 komponen fisik yaitu indeks, wilayah penyimpanan dan wilayah yang penuh.
    5. Struktur Hashing, kecepatan akses pada struktur hashing merupakan keunggulan yang utama, dimana keunggulan ini diirting  oleh kelemahan-kelemahan lain : tidak evesiensinya dalam menggunakan ruang penyimpanan karna terbuangnya sepertiga wilayah discet secara percuma, kedua adanya collision (tabrakan) dua record (untuk kunci-kunci  record yang sama/mirip akan mentransaksiklan keanddres yang sama) sehingga memperlambat akses recordkarna harus mencari lokasi atau andres yang aktual/tepat.
    6. Struktur Pointer, struktur ini menciptakan sebuah linscad list file dimulai dengan menyimpan addres dari record yang terkaid dalam sebuah file dari suatu record,  ketika record diproses, progaram  komputer membaca pointer file untuk melokasikan record selanjutnya , record yang terakhir disebut EOF, Pointer yang digunakan dengan cara ini pembuat pengguna ruang penyimpanan discet lebih efesien.

    Jenis-jenis Pointer :

    1. Pyisical Address Pointer, metode ini unggul dalam kecepatan namun disisi lain    terdapat kelemahan yaitu jika record yang terkait dipindahkan maka pointernya harus dirubah dan jika sebuah pointer hilang atau rusak maka tidak dapat dipulihkan serta record yang menjadi revrensi pun juga hilang.
    2. Relative Address pointer, berisi relative sebuah recotd dalam suatu file (memprefikasi).
    3. Logical Key Pointer, berisi kunci primer dan recotd terkait, dimana nilai kunci ini dikonvirmasi ke Pysical Key Pointer.
      1. Strutur Data Base, keunggulan utamanya yaitu dapat mencapai tingkat intregasi proses data yang baru dengan menyediakan penghubung antara file-file tersebut serta dalam pemakaian data dan dilakukan secara bersama.

    Sistem yang berhubungan dengan konfigurasi teknologi komputer dibagi menjadi 4 pendekatan umum pemerosesan data yaitu :

    1. Pemerosesan Basth dengan menggunakan file skuensial

    Biasanya digunakan untuk management file dengan ukuran besar, Langkah-langkah dalam pendekatan ini adalah Keystroke — Edit Run — Sort Run – UpdutedRun –Prosedur Beakup file Skuensial.

    1. Pemerosesan bacth dengan menggunakan File-file Akses langsung, keunggulan yang lebih dari pendekatan ini adalah tidak diperlukannya sourting dam pembeakup sistim karna secara otomatis telah dilakukan.
    2. Pemerosesan data batsh dengan menggunakan pengumpulan data Real Time.

    Real Time yang dimaksud adalah One Line dimana pengolahan data dapat dilihat kapan saja oleh pemakai.

    1. Pemerosesan real Time.

    Manfaat Potensial ini dalam pendekatan ini adalah meningkatkan produktivitas, mengurangi persediaan, dan mengurangi jeda waktu dalam penagihan.

    Mencatat Data Transaksi Simpanan Anggota

    Karena koperasi ini adalah koperasi karyawan, maka transaksi simpanan anggota terjadi sebulan sekali pada saat karyawan anggota koperasi menerima pembayaran gaji dari perusahaan. Karena gaji karyawan dibayar pada akhir bulan, maka transaksi simpanan terjadi pada akhir setiap bulan.

    Secara administratif bendahara koperasi akan menerima transfer simpanan anggota dari perusahaan sesuai data simpanan bulanan masing-masing anggota. Secara pencatatan data di database, data transaksi simpanan anggota akan dicatat pada tabel simpanan dengan data-data yang dicatat adalah :

Untuk melakukan proses pencatatan data transaksi simpanan anggota, kita harus membuat modul catat simpanan anggota. Pada modul ini user harus memastikan data master simpanan bulanan anggota sudah betul semua, karena pada setiap bulannya data master simpanan kemungkinan ada perubahan sesuai permintaan anggota terutama simpanan suka rela yang relatif sering terjadi perubahan.

Pada modul catat simpanan anggota, user hanya tinggal meng-klik satu tombol pada form Catat Simpanan Bulanan di mana even onclick pada tombol ini akan melaksanakan proses penyalinan data simpanan anggota dari tabel master simpanan anggota ke tabel transaksi simpanan anggota.

 
 

Normal
0

false
false
false

IN
X-NONE
X-NONE

/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:”Table Normal”;
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-parent:””;
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin-top:0cm;
mso-para-margin-right:0cm;
mso-para-margin-bottom:10.0pt;
mso-para-margin-left:0cm;
line-height:115%;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:11.0pt;
font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
mso-ascii-font-family:Calibri;
mso-ascii-theme-font:minor-latin;
mso-hansi-font-family:Calibri;
mso-hansi-theme-font:minor-latin;
mso-bidi-font-family:”Times New Roman”;
mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s